Vedtekter for Norsk Astronomisk Selskap
§1 Formål
Norsk Astronomisk Selskap har til formål å fremme interesse for og spre kjennskap til astronomi, og å være et samlingsorgan for astronomiinteresserte i Norge. Selskapet har også til formål å være med å støtte opp om og koordinere lokal virksomhet. Norsk Astronomisk Selskap skal utgi et medlemsblad.
§2 Organisasjon
Selskapets sete er i Oslo.
§3 Medlemskap
3.1 Ordinært medlemskap
Alle som ønsker det kan ha personlig medlemskap i Norsk Astronomisk Selskap. Medlemskapet opphører dersom kontingenten ikke er betalt innen en frist som settes av kasserer.
3.2 Æresmedlemskap
Personer som på en særegen måte har gjort en innsats for Norsk Astronomisk Selskap eller for astronomiens fremme i Norge, kan, etter forslag fra styret, velges til æresmedlem av selskapets generalforsamling. Æresmedlemskapet gir gratis medlemskap på livstid.
3.3 Suspensjon og eksklusjon
Styret kan suspendere medlemmer som måtte være til skade for Norsk Astronomisk Selskaps formål. Eventuell eksklusjon avgjøres av generalforsamlingen.
§4 Uravstemningen
4.1 Status
Uravstemningen er bindende og har myndighet over generalforsamlingen.
4.2 Stemmeberettigede
Personlige medlemmer som har betalt kontingent for det år uravstemningen avholdes, har stemmerett.
4.3 Innkalling, stemmegivning og saker
a) Styret kan fatte beslutning om å sende spesielle saker til uravstemning blant medlemmene. Saker til uravstemning skal være medlemmene i hende minst 2 måneder før uravstemningen avholdes, og påføres frist for avstemning.
b) Kun skriftlige stemmer er gyldige. Stemmene skal telles og kontrolleres av et tellekorps bestående av tre styremedlemmer som er oppnevnt av styret.
c) Saker som kan medføre avståelse av suverenitet til en myndighet utenfor Norsk Astronomisk Selskap skal tas opp til uravstemning.
d) Valg av styre og godkjenning av regnskap og budsjett skal ikke tas som uravstemning.
§5 Generalforsamlingen
5.1 Status
Generalforsamlingen er, nest etter uravstemning, foreningens høyeste besluttende organ.
5.2 Stemmeberettigede
Personlige medlemmer som har betalt kontingent for det året generalforsamlingen avholdes, har stemmerett.
5.3 Tidspunkt, innkalling og saker til generalforsamlingen
a) Ordinær generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av mai måned.
b) Ekstraordinær generalforsamling holdes når styret finner det påkrevet eller når minst 10% av medlemmene krever det.
c) Innkallelse til generalforsamling skal skje skriftlig minst 21 dager på forhånd. Innkallelsen skal vedlegges fullstendig saksliste, årsberetning, revidert regnskap og valgkomitéens innstilling.
d) På generalforsamlingen kan det bare stemmes over saker som er anført i dagsordenen. Saker som ønskes tatt opp på generalforsamlingen må være styret i hende innen 1. februar.
e) Endring av selskapets vedtekter gjøres ved 2/3 flertall. Øvrige vedtak avgjøres ved simpelt flertall. Dersom ikke annet blir bestemt, trer vedtaket i kraft umiddelbart, med unntak av §9.
f) Medlemmer som er forhindret fra å møte på generalforsamlingen, kan sende inn sin stemme skriftlig eller gi fullmakt til et annet medlem. Ingen kan representere mer enn ett annet medlem. Skriftlige stemmer må forevises styret, og godkjennes/forkastes i samsvar med de retningslinjer som er gitt i innkallelsen.
g) Valg av styre skal foregå skriftlig dersom noen krever det. Ved benkeforslag under general-forsamlingen stemmer møtedeltakerne over hvorvidt de ønsker benkeforslaget valgt inn, og i så tilfelle hvem de ønsker skal utgå til fordel for dette. Hver person i benkeforslaget skal velges ved særskilt valg.
5.4 Generalforsamlingens dagsorden
Generalforsamlingen skal behandle følgende saker:
a) Konstituering:
1. Åpning
2. Godkjennelse av innkalling, dagsorden og saksliste
3. Valg av ordstyrer, referent og 2 personer til å underskrive protokollen
b) Årsberetning og revidert regnskap
c) Saker fremmet av Norsk Astronomisk Selskaps styre og medlemmer
d) Plan og budsjett; herunder medlemskontingent
e) Valg:
1. Leder og/eller nestleder for 2 år. Om både leder og nestleder er på valg samtidig skal leder velges for 2 år, og nestleder velges for 1 år.
2. 2 styremedlemmer for 2 år, dog slik at full styresammensetning med 4 styremedlemmer oppnås. Om det pga. fratreden må velges mer enn 2 styremedlemmer skal 2 styremedlemmer velges for 2 år, øvrig(e) styremedlem(mer) for 1 år.
3. 3 varamedlemmer for 1 år
4. 3 valgkomitémedlemmer for 1 år
5. 1 revisor for 1 år
§6 Styret
6.1 Status
Styret skal lede selskapet i samsvar med de hovedlinjer som er fastlagt av generalforsamling og eventuelt uravstemning.
6.2 Sammensetning, møteavholdelse og beslutningsdyktighet
a) Styret konstituerer seg selv hvert år, med unntak av leder og nestleder som velges i henhold til §5.4.e. Styret består av leder, nestleder, 4 styremedlemmer og 3 varamedlemmer.
b) Styrefunksjonene fordeler seg på vervene leder, nestleder, sekretær, kasserer, materialforvalter / møtekoordinator samt web-ansvarlig. Ingen styremedlemmer kan inneha dobbeltverv. Øvrige oppgaver fordeles mellom styre- og vara-medlemmene
c) Styremøter holdes så ofte som lederen finner det ønskelig eller når minst to styremedlemmer fremmer ønske om det. Innkalling til styremøtet skal skje skriftlig eller via e-post og være styremedlemmene i hende minimum 72 timer innen møtet.
d) Styre- og varamedlemmer har møteplikt.
e) Styrevedtak fattes ved simpelt flertall og krever fremmøte av 4 eller flere stemmeberettigete. Ved stemmelikhet har fungerende møteleder dobbeltstemme. Vedtak av vesentlig økonomisk karakter kan dog ikke fattes uten at selskapets kasserer deltar på møtet, eller på forhånd har avgitt skriftlig innstilling i saken til styret.
f) Varamedlemmer velges som 1., 2. og 3. varamedlem, og trer inn som stemmeberettiget etter denne orden ved forfall av styremedlem(mer).
6.3 De enkelte styremedlemmers ansvarsområder
a) Styrets leder har det overordnede ansvaret for selskapets drift og styrets arbeid. Lederen innkaller til og leder styremøtene.
b) Nestleder skal bistå leder med administrative oppgaver og annet forefallende styrearbeid, og overta leders oppgaver når denne er indisponert.
c) Sekretæren fører selskapets korrespondanse og referat fra alle møter.
d) Kassereren fører medlemskartotek og regnskap.
e) Materialforvalter og møtekoordinator har ansvaret for å holde oversikt og orden i selskapets arkiv og eiendeler, samt å få arrangert jevnlige medlemsmøter og minst én tur hvert halvår.
f) Web-ansvarlig har driftsansvar for NAS-veven samt selskapets e-post lister og diskusjonsfora. Styrets leder er ansvarlig utgiver for NAS-vevens redaksjonelle innhold.
6.4 Medlemsblad
Styrets leder er ansvarlig utgiver for medlemsbladet. Styret utpeker redaktør og nedsetter bladets redaksjon.
§7 Revisor
Revisor reviderer regnskapet før innkallelsen til hver ordinære generalforsamling.
§8 Valgkomitéen
a) Valgkomitéen skal, før hver ordinære generalforsamling, innstille valgbare styrekandidater i samsvar med §5.4 e). Foreslåtte kandidater skal være forespurt og ha sagt seg villig til å påta seg verv.
b) Medlemmene av valgkomitéen kan ikke samtidig være medlemmer av styret.
c) Kandidater til valgkomiteen foreslås av styret.
§9 Oppløsning av Norsk Astronomisk Selskap
a) Vedtak om oppløsning av Norsk Astronomisk Selskap kan kun foretas av to på hverandre følgende uravstemninger med ett års mellomrom. Vedtaket må ha minst 2/3 flertall.
b) I tilfelle oppløsning skal Norsk Astronomisk Selskap’ midler plasseres i bank på sperret, rentebærende konto. I perioden frem til et nytt astronomisk selskap er opprettet, skal denne kontoen samt Norsk Astronomisk Selskap’ eiendom bestyres av bestyrer for Institutt for teoretisk astrofysikk.
Vedtekter for Westin-fondet
Bakgrunnen til fondet
I 1985 fikk NAS melding om at Odd Roar Westin hadde testamentert en gave til Selskapet tilsvarende kr 42.335,38. Styret I NAS besluttet høsten 1985 enstemmig å anbefale overfor generalforsamlingen at midlene brukes til å opprette et fond til fremme av norsk amatørastronomi. Westins familie har velvilligst gitt Selskapet tillatelse til å knytte Odd Roar Westins navn til fondet.
§1. Fondet er opprettet av Norsk Astronomisk Selskap 20. mai 1986 på grunnlag av testamentarisk gave fra Odd Roar Westin pålydende kr 42.335,38.
§2. Fondet skal brukes til tiltak og aktiviteter som kan være til hjelp for amatørastronomer eller som kan være med å utbre den almenne interesse for astronomi og/eller amatørastronomi I Norge.
§3. Generalforsamlingen I Norsk Astronomisk Selskap velger et fondsstyre på tre medlemmer som ivaretar avsetninger til og tildelinger fra fondet. Fondsstyret velges for en periode på 2 år. Minst ett av medlemmene skal sitte I Norsk Astronomisk Selskaps styre.
§4. Fondet kan tilføres nye midler ved gaver, innsamlinger o.a. eller ved bevilgning fra NAS’ styre.
§5. Deler av fondets renteavkastning skal tilbakeføres for å sikre at fondet økes I takt med lønn- og prisutviklingen. Konsumprisindeksen for foregående år legges til grunn for denne beregningen.
§6. Den resterende del av renteavkastningen kan utbetales til tiltak som oppfyller formålsparagrafen (§ 2). De tilgjengelige fondsmidler utlyses årlig etter søknadsfrist bestemt av fondsstyret. Dersom fondsstyret ikke finner kvalifiserte søkere, kan det vedta å la de tilgjengelige fondsmidlene inngå I neste års utlyste midler. Fondsstyret bestemmer hvor ofte utbetalingene kan skje. Enten hvert annet eller hvert tredje år.
§7. Fondsstyret legger årlig fram rapport og renskap for Norsk Astronomisk Selskaps generalforsamling. Regnskapet gjennomgås av Selskapets revisor.
§8. Fondets vedtekter kan endres av Norsk Astronomisk Selskaps generalforsamling ved minst 2/3 flertall ved stemmegivning.
—
§6. Revidert 5. mai 1992: Fondsstyret bestemmer hvor ofte utbetalingene kan skje. Enten hvert annet eller hvert tredje år.